Fondazione Policlinico – Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 relativa al trattamento dei dati personali

Gentile Signora/ Signore,

La Fondazione Policlinico Universitario Campus Bio-Medico di Roma (di seguito, il “Policlinico” o “Fondazione”), con sede in Roma alla via Alvaro del Portillo, 200 e raggiungibile via e-mail all’indirizzo presidenza@pec.policlinicocampus.it, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito, il “Titolare”), desidera informarLa, ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679  (“Regolamento” o “GDPR”), circa la tipologia di dati personali raccolti e le modalità di trattamento degli stessi nell’ambito dell’attività di raccolta fondi legata al progetto “Donor Care”

Il Responsabile della protezione dei dati personali (di seguito il “Data Protection Officer” o “DPO”) è contattabile ai seguenti indirizzi:

• e-mail, all’indirizzo: dpo@policlinicocampus.it
• posta ordinaria, all’indirizzo della Fondazione Policlinico Universitario Campus Bio Medico, con sede in Roma (RM) alla via Alvaro del Portillo, n. 200, CAP 00128, c.a. del Data Protection Officer.

1. Tipologia dei dati personali trattati

I dati personali oggetto di trattamento, da Lei forniti, appartengono alla categoria dei dati comuni.

In particolare tra i dati comuni, il Titolare tratterà, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• dati identificativi ed anagrafici (nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza), dati di contatto (e-mail, numero di telefono fisso, numero di telefono mobile, indirizzo di posta cartaceo) e solo in caso di donazione verranno trattati i dati relativi al Suo codice fiscale, ai Suoi dati professionali (partita IVA) e di pagamento (numero carta di credito), nonché le informazioni relative alla donazione effettuata.

I dati personali sopra indicati saranno di seguito definiti come “Dati Personali“.

2. Finalità, base di legittimità del trattamento e natura del conferimento

I Suoi Dati Personali saranno trattati esclusivamente per le seguenti finalità:

a) in caso di avvenuta donazione, per la gestione amministrativo-contabile della donazione (ad esempio, operazioni funzionali all’incasso e al rilascio delle ricevute fiscali relative al contributo che Lei ha erogato) (“finalità di gestione della donazione”);

b) finalità promozionali e di informazione sulle attività nei settori della ricerca bio-medica e ingegneristica, dell’assistenza ospedaliera e ambulatoriale condotte dalla Fondazione, comprese l’attività di costumer satisfaction e l’invio di newsletter, al fine di promuovere campagne di raccolta fondi a favore della stessa, attraverso strumenti automatizzati (sms, mms, e-mail, sistemi di chiamata automatizzati senza operatore, utilizzo dei social network, whatsapp) e non (posta ordinaria, telefono con operatore) (“finalità di fundraising ”);

c) nel caso Lei intrattenga contatti regolari (tali possono essere anche le donazioni regolari) con la Fondazione, i Suoi dati, da Lei conferiti, potranno anche essere utilizzati dalla stessa ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento, per attività che rientrano tra gli scopi istituzionali individuati nell’atto costitutivo o nello statuto, come l’invio di messaggi di promozione di raccolte fondi per la ricerca scientifica, attraverso strumenti non automatizzati (quali posta cartacea e telefono con operatore).

d) per inviarle messaggi di promozione di raccolte fondi personalizzate in base ai settori di preferenza da Lei indicati (“finalità di profilazione”).

Una volta conferiti, i Suoi Dati Personali saranno trattati anche per le seguenti finalità:

e) adempiere ad eventuali obblighi previsti dalla legge, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità (“finalità di compliance”);

f) finalità difensive che si rendano necessarie per il Titolare (“finalità difensive”).

g) in caso di donazione da parte Sua e a seguito della medesima, su Suo esplicito consenso, il Suo nome e cognome saranno pubblicati su supporti fisici e virtuali che la Fondazione creerà (“finalità di pubblicazione”).

I dati personali non particolari saranno, infine, anonimizzati in conformità agli artt. 5, par. 1, lett. b) e 6, par. 4 e Considerando 50 del Regolamento. I dati in forma anonima e aggregata potranno essere utilizzati per valutazioni di tipo statistico e di mercato.

Basi di legittimità del trattamento e natura del conferimento

La base legale del trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera a) è rappresentata dall’art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento in quanto i trattamenti sono necessari alla gestione della donazione effettuata. Per tali finalità, il conferimento dei dati è facoltativo; in mancanza, tuttavia, non sarà possibile per la Fondazione consentirle di effettuare la donazione.

La base di legittimità del trattamento dei Dati Personali per le finalità di cui alla lett. b) è, invece, il Suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento. Si precisa che il Policlinico raccoglierà un unico consenso ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la Protezione dei Dati Personali “Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam” del 4 luglio 2013 per cui resta salva la possibilità di esercitare il diritto di opposizione ex art. 21 del Regolamento o la revoca del consenso prestato ex art. 7 del Regolamento, anche in parte, ossia, opponendosi o revocando il consenso, ad esempio, al solo invio di comunicazioni effettuato tramite strumenti automatizzati. Tale consenso si estende anche a posta cartacea e telefono con operatore, per chi non sia in contatto regolare con il Titolare ed è revocabile in ogni momento dall’interessato ai sensi dell’art. 7 del Regolamento, senza pregiudizio alla liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Per tale finalità il conferimento dei dati è facoltativo; il mancato conferimento non darà luogo ad alcuna conseguenza.

La base di legittimità del trattamento di Dati Personali per le finalità di cui alla lett. d) è il Suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento, revocabile in ogni momento dall’interessato ai sensi dell’art. 7 del Regolamento, senza pregiudizio alla liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Per tale finalità il conferimento dei dati è facoltativo; il mancato conferimento non darà luogo ad alcuna conseguenza.

La base legale del trattamento di Dati Personali per le finalità di cui alla lettera e) è l’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento. Una volta conferiti i Dati Personali, il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo di legge a cui la Fondazione è soggetta.

La base legale del trattamento per le finalità di cui alla lettera f) risiede negli artt. 6, par. 1, lett. f) e 9, par. 2, lett. f) del Regolamento. Una volta conferiti i Dati Personali, il trattamento potrebbe diventare necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

La base di legittimità del trattamento di Dati Personali per la finalità di cui alla lett. g) è il Suo consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del Regolamento, da Lei revocabile in ogni momento ai sensi dell’art. 7 del Regolamento, senza pregiudizio alla liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali avverrà mediante supporto cartaceo e mediante strumenti elettronici automatizzati, informatici e telematici, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei dati personali e con l’adozione di misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire la tutela dei Suoi diritti, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra descritte.

5. Destinatari dei dati

I Suoi Dati Personali potranno essere condivisi, per le finalità di cui sopra, con i soggetti indicati di seguito (“Destinatari”):

• soggetti esterni di cui il Titolare potrà avvalersi per svolgere un determinato servizio, che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (ad esempio: soggetti che prestano attività relative alla elaborazione delle donazioni, alla trasmissione di materiale promozionale, stampatori, call center, gestori del CRM e/o delle piattaforme di invio e-mail e sms ecc).;
• soggetti, enti od autorità, autonomi titolari, a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi Dati Personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità (es. l’Agenzia delle Entrate, ecc.);
• persone autorizzate dal Titolare al trattamento di Dati Personali ai sensi degli artt. 29 del Regolamento e 2-quaterdecies del D. Lgs. 196/2003 (cd. “Codice Privacy”) che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. il personale addetto al CRM e alla gestione dei sistemi informativi);

5. Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati saranno trattati e conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e nel rispetto dei principi di minimizzazione del trattamento e di limitazione di conservazione. In particolare, i Dati Personali trattati per la finalità di gestione della donazione di cui alla lettera a) del punto 2) della presente informativa saranno conservati per un periodo di 5 anni decorrente dalla sua ultima donazione; i Dati Personali oggetto dell’attività di fundraising e di profilazione svolte sulla base del Suo consenso, saranno conservati rispettivamente fino alla revoca del consenso e non oltre 12 mesi dalla loro registrazione; trascorso tale termine, tali dati verranno distrutti mediante cancellazione automatica o resi anonimi in modo che non possano essere ricondotti, in nessun modo, neanche indirettamente, alla Sua persona. Il Titolare si riserva in ogni caso di conservare i Suoi Dati Personali anche per il tempo necessario per adempiere gli obblighi normativi cui è soggetto o per soddisfare eventuali esigenze difensive.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare o il DPO ai recapiti sopraindicati.

6. Trasferimento dei Dati Personali

Per quanto concerne l’eventuale futuro trasferimento dei Suoi Dati Personali verso Paesi Terzi extra Spazio Economico Europeo (SEE) o organizzazioni internazionali, la Fondazione rende noto che l’eventuale trattamento avverrà nel rispetto della normativa ovvero secondo una delle modalità consentite dalla legge ai sensi degli artt. 44-49 del GDPR, quali ad esempio il consenso dell’interessato, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati, nel rispetto delle raccomandazioni 01/2020 e 02/2020 dell’European Data Protection Board.

7. Diritti degli interessati

Lei ha il diritto di esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento e di revocare in ogni momento i consensi prestati senza pregiudizio alla liceità del trattamento effettuato prima della revoca. In particolare, Lei potrà accedere ai suoi dati ai sensi dell’art. 15 del Regolamento, chiederne la rettifica ex art. 15 del Regolamento, la cancellazione ex art. 17 del Regolamento, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento e ottenerne la portabilità nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento.

Inoltre, Lei può formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi Dati Personali ex art. 21 del Regolamento nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare la Sua istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.

La informiamo, inoltre, che ha diritto di opporsi in ogni momento e senza alcuna giustificazione all’invio al trattamento dei Suoi dati per finalità fundraising, di cui alla lettera b) del punto 2) della presente informativa, nonché al trattamento dei suoi dati per finalità di profilazione di cui alla lettera d) del punto 2) della presente informativa.  Con riguardo alla predetta finalità promozionale, resta salva la possibilità di esercitare tale diritto anche in parte, ossia, in tal caso, opponendosi, ad esempio, al solo invio di comunicazioni effettuato tramite strumenti automatizzati.

Si fa presente che Lei potrà esercitare i Suoi diritti contattando il Titolare o il DPO ai recapiti sopraindicati e si rammenta che Lei è libero di esercitare, rispetto ai trattamenti effettuati per il perseguimento delle finalità di cui sopra, i Suoi diritti privacy nei confronti del Titolare del trattamento dei Suoi dati.

Reclamo al Garante

Qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante Privacy, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).